Beteggé tehet az open office - Előzzük meg a bajt!

Majdnem két évtizeddel ezelőtt kezdődött meg az egyterű irodák térhódítása. Az addigi 2-4 fős szobákat és tágas vezetői irodákat felváltotta a 60-70 fő befogadására képes egységes légtér, amelyben a vezetők gyakran üvegfallal elválasztva kaptak „elszeparált” irodákat.

Lássuk az open office előnyeit és hátrányait!

Mi az egyterű irodák előnye?

• Elősegíti a könnyebb és gyorsabb együttműködést a kollégák között.

• Jobb teljesítményre ösztönöz minket, ha látjuk, hogy körülöttünk mindenki más dolgozik.

• Jól átlátható.

• Gazdaságosan fenntartható.

• Az egyterű iroda a kis hatalmi távolságot is szimbolizálja a vezető és a beosztott között.

• A vezetőségnek jó rálátást biztosít az egész térre és a benne dolgozókra.

• A szolgáltató központok, call centerek, ügyfélszolgálatok tevékenységéhez remekül illik ez az irodatípus.

 

Akkor mégis mi a baj az egyterű irodákkal?

A három legnagyobb probléma a nyílt irodai terekkel a zaj, a figyelem folyamatos megzavarásának lehetősége és az intim szféra lehetőségének hiánya.

Zaj 

Több ember szükségszerűen nagyobb munkazajjal dolgozik, valamint több munkahelyi konfliktus (pl. a légkondicionáló folyamatos ki - bekapcsolása, zenecsatornák fülhallgató nélküli hallgatása, munkához kapcsolódó telefonbeszélgetések figyelemzavaró hatása) fordulhat elő, amely irritálja az azonos légtérben dolgozókat. 

A Cornell University tanulmánya megállapította, hogy azoknak az irodai dolgozóknak, akik három óra hosszan irodai zajban dolgoztak, jelentősen megnőtt az adrenalinszintje, amely felelős többek között a szorongás, a stressz és a „küzdj vagy menekülj"”típusú érzések kialakulásáért.

 

Figyelem megzavarása

A kollégák közti könnyebb kommunikáció óhatatlanul magával vonja a sűrűbb, nem feltétlenül a munkához kapcsolódó beszélgetéseket is. Míg a konyhában vagy a társalgóban való találkozást mindkét fél saját elhatározásából választja, addig a munkatérben zajló megszólítások többnyire egyirányúak, csak a kérdező kezdeményezi, a megszólított pedig hiába szeretne dolgozni, kénytelen megszakítani munkáját.

Magánélet hiánya

Az egyterű irodákban az intim szférát nélkülöző kialakítás szorongást hozhat létre a munkatársakban. Általában senki sem szereti, ha ráláthatnak a monitorjára, még akkor sem, ha csak munkahelyi feladataival foglalkozik. Nem szerencsés az sem, ha valaki háttal ül a többieknek, folyamatosan érzi és hallja, de nem látja, hogy a háta mögött sétálnak el, mert kiszolgáltatott helyzetben fogja érezni magát. A fenti jelenségek hosszú távon mind a termelékenység csökkenéséhez, mind pedig a kollégák frusztráltsági szintjének növekedéséhez vezetnek. Ráadásul az egyterű irodákban dolgozók betegállományban is gyakrabban vannak, hiszen a vírusok gyorsabban terjednek a nyitott térben, vagy a központi légkondicionáló rendszeren keresztül.

Mi lehet a megoldás?

Neal Taparia, egy manhattani cég vezetője, aki az open office struktúráját vezette be saját startup vállalkozásában, például három lehetőséget lát a kialakult helyzet javítására:

Tegyük változatossá a teret!

Vitathatatlan, hogy az egy térben való munkavégzés zavarja a koncentrációt, ezért nagyon fontos, hogy legyenek különböző funkciók számára elkülönített helyek. Egy startup cég például létrehozott egy „Könyvtár” nevű helyet, amely egy csendes, hangszigetelt terület, így téve lehetővé az oda elvonulóknak a koncentrációt és a csendes munkát. Taparia irodájában kör alakú asztalokat helyeztek el, aki pedig nem akart asztalhoz ülni, lehuppanhatott a kicsit távolabb lévő kanapék vagy babzsákok egyikére.

Tisztázzuk a szabályokat! 

Bár ez látszólag ellentmond az egyenlőség és a közvetlenség elvének, bizonyos szabályokat igenis fontos kőbe vésni egy open office életében. Az átláthatóság és az őszinteség kéz a kézben járnak. Jó, ha minden iroda közösen hozza meg a szabályait, amelyeket időközben akár felülvizsgálhatnak, újra is írhatnak, ha szükséges. Az egy légterű irodák esetében kiemelten fontos, hogy az egymás mellett dolgozó kollégák minderről közösen döntsenek.

Legyen nyitott a menedzsment!

Nagyon fontos, hogy a vezetőség megmutassa, hogy ő is ugyanúgy része a csapatnak, közvetlenségével, nyíltságával, segítőkészségével mutasson példát a munkavállalóknak. Egy légtérben dolgozva még inkább fontos, hogy csapatként gondolkodjunk, és ez a vezetőség példamutatásával érhető el legkönnyebben.

8 aranyszabály az egészséges munkakörnyezet fenntartása érdekében: 

• Mobiltelefonunkat halkítsuk le.

• Magánbeszélgetéseinket inkább a pihenőhelyiségben folytassunk, ne hozzunk másokat kellemetlen helyzetbe azzal, hogy magánéletünket ott tárgyaljuk ki, nem beszélve arról, hogy a többieket zavarjuk az elmélyült koncentrálásban.

• A munkaasztaloknál ne étkezzünk, az erős, jellegzetes illatú ételek fogyasztását mindenképp kerüljük el.

• Az asztalunkon tartsunk rendet. A feljegyzésekkel és össze-visszaheverő aktákkal telezsúfolt asztal nem kelt jó benyomást sem főnökeink, sem kollégáink, sem tárgyalópartnereink körében.

• A munkafolyamatot és az éppen elért részeredményünket ne kommentáljuk hangosan, lehet, hogy a többieket zavarja a munkavégzésben.

• Zenét csak fülhallgatóval hallgassunk.

• Ne tartsunk megbeszéléseket az íróasztalnál. Ha néhány percnél hosszabb ideig szeretnénk valamiről értekezni, érdemes kimenni a pihenőterületre vagy lefoglalni egy kisebb tárgyalót a megbeszéléshez.

• Ha elkaptunk egy vírust, inkább maradjunk néhány napot otthon, minthogy megfertőzzük a közelünkben ülőket.